¿Qué hace falta para que una presentación sea eficaz?

No están todas las que son, pero seguramente sí sean todas las que están. Aquí os traigo algunas de las carencias más comunes (e importantes) con las que suelo encontrarme en las presentaciones. ¿Os resultan familiares? Si es así, tal vez sea el momento de parar y ponerle remedio.

Falta ensayo previo

En la mayoría de los casos no se ensayan las presentaciones ante un público cercano o en solitario antes de hacer la definitiva. Ensayar nos permite ponernos en situación, prepararnos para problemas que puedan surgir, escuchar nuestra presentación como un miembro más del público, detectar el ritmo, ver si hay algo que altera el orden lógico de exposición, nos calma los nervios pues no tenemos la sensación de hacerlo por primera vez… Son tantas las ventajas que, sinceramente, es una irresponsabilidad no ensayar antes.

Falta conocimiento de nuestro público

¿Es lo mismo una presentación ante el comité de dirección, frente a un cliente, unos compañeros de otro departamento o unos inversores? ¿Les interesa lo mismo? Seguramente no. Entonces, ¿por qué hacemos la misma presentación a unos y otros sin alterar en nada los planteamientos de partida, los argumentos, la estructura, la llamada a la acción, etc.? Debemos hacer un esfuerzo por conectar con las necesidades de nuestra audiencia y eso pasa por conocerla lo máximo posible antes de llevar a cabo la presentación.

Falta una (y solo una) idea principal

Alguien dijo una vez algo como esto: “Si dices tres cosas es que no estás diciendo nada”. Se echa de menos en la mayoría de las ocasiones una idea principal que gobierne toda la presentación. Las ideas se mezclan constantemente haciendo que la audiencia se pierda y no sepa si le quieres vender algo, si le estás pidiendo ayuda o qué pretendes. Hay que hacer un esfuerzo para detenerse y pensar en lo que queremos transmitir, cuál es la gran idea que rige y da sentido a esta presentación, ¿qué le queremos decir a nuestra audiencia? Una vez lo sepamos tan solo se trata de ver cómo lo decimos.

Falta un hilo conductor

En cierto modo, una presentación es un viaje en el que el orador va llevando a su audiencia de un punto a otro. Creo que todo vale si está justificado para conseguir llevar a la audiencia del punto A al punto B, pero debemos saber cuál es esa ruta y los puntos por lo que hay que pasar. Si el orador lo sabe y lo demuestra uniendo cada una de sus partes, dándole un sentido, la audiencia le seguirá. Ahora bien, si nuestra presentación consiste en un simple vómito de ideas (puaj, qué asco), en argumentos inconexos que no vienen a cuento (pero que “hay-que-poner-aunque-no-peguen-ni-con-cola-porque-es-un-dato-muy-bueno-y-así-me-cuelgo-una-medalla”), el público se perderá, notará que les tratas de engañar y la presentación será un desastre. Mira a ver qué haces entonces con esa supuesta medalla.

Falta diversidad en nuestros argumentos

La riqueza y variedad de argumentos es enorme y debemos usar todos los que estén a nuestra disposición y que mejor cumplan con el objetivo de hacer ver nuestra gran idea al público y llevarles de un punto a otro. Esto implica hacer afirmaciones, planteamientos personales que tendremos que defender a lo largo de nuestra presentación, pero también datos contrastados y válidos (por favor, no una avalancha de dígitos, sino aquellos, y solo aquellos, necesarios y potentes), ¿y por qué no usar también experimentos?, y citas de autoridad o estudios, e imágenes y vídeos, o pedir la participación del público en un momento dado, o hacer una demostración, o contar una historia que nos traslade al futuro que tratamos de hacer ver, o una anécdota personal que conecte con el público… La variedad es enorme así que: ¿por qué el 90% de las presentaciones son datos, datos y únicamente datos? Es como pintar un cuadro con un solo color en nuestra paleta.

Falta diseño

Podemos tener más o menos sensibilidad estética, pero hay aberraciones de diseño que deberían estar recogidas en el Código Penal. En muchas ocasiones es falta de cuidado porque se tarda lo mismo en poner una foto alineada que en no hacerlo, tardamos lo mismo en buscar una imagen con buena resolución o no, ¿por qué de repente usamos varias tipografías?, ¿de verdad ese amarillo es lo que mejor contrasta?, y ese gráfico, ¿en serio? Pensemos de nuevo en nuestra audiencia. ¿Cómo podemos hacerles más fácil y agradable la comprensión de lo que queremos decir? Entonces, si eres capaz de contestar a esa pregunta, también podrás mejorar el diseño.

Falta que nos liberemos del Power Point, Keynote, etc

Hora de contar una historia. Sucedió en una formación de Presentaciones eficaces que impartía a un grupo de profesionales de una gran empresa española. Al final de la sesión, por grupos, tenían que hacer una presentación al resto de sus compañeros. Les dije que podían usar una presentación en pantalla si ya la tenían hecha, pero que no olvidaran que las piezas clave de la presentación eran ellos y la audiencia. Pasó lo que me temía.

Empezaron bien, hablando de forma directa a su público, exponiendo con serenidad lo que querían decir. Tenían de fondo su presentación en la pantalla, pero no le hacían mucho caso… Hasta que comenzaron a mirar más y más a la pantalla. Terminaron volviéndose en algunos casos directamente hacia esta, leyendo lo que en ella estaba escrita, dando la espalda al público, haciendo que este desconectara… Eso llevaba camino de ser un desastre.

Así que decidí hacer algo para demostrarles de lo que eran capaces: tiré del cable del proyector y se apagó la pantalla de repente. Ellos me miraron como si les hubiera arrebatado las muletas. “Imaginad que estáis en una presentación y se estropea el ordenador, ¿vais a dejar que eso os arruine los planes?”, les dije. Ni que decir tiene que fueron perfectamente capaces de terminar su presentación, de explicar con soltura a sus compañeros las ideas que defendían, mirándoles a la cara y con tranquilidad, liberados de la pantalla.

No estoy en contra de las presentaciones visuales (una imagen vale más que…), pero sí que me opongo a que nos limiten cuando lo que deberían hacer es potenciar nuestro discurso. Preguntémonos siempre: ¿si se estropeara el ordenador sería capaz de hacer esta presentación? Si la respuesta es no, entonces es que somos cautivos de una máquina.

Falta consciencia de la comunicación es total

Tal vez una de las cosas que más sorprenden a las personas a las que imparto formación es la capacidad que tenemos de comunicar con todo nuestro cuerpo. Cómo nos movemos, nuestra posición corporal, las manos, el lugar que ocupamos en el escenario, pero también lo que decimos y cómo lo decimos, el tono de la voz y los silencios, ¡ah, los silencios!… (¿verdad que ahora sientes mi pausa en el discurso? Algo que quiero remarcar se acerca y aquí está) ¡Qué importantes son los silencios! Ser consciente de todo ello y empezar a usarlo a nuestro favor es lo que hará que pasemos de ser un orador mediocre a uno notable. Y no es tan difícil, creedme, es cuestión de darse cuenta de lo que hacemos involuntariamente y empezar a domar a nuestro cuerpo y a nuestra voz, y que estos hagan lo que nosotros queremos que hagan.

Falta perder el miedo a hablar en público

Es lógico que tengamos miedo a hablar en público. Nadie nos ha enseñado todo esto así que cuando tenemos que hablar frente a otras personas es normal que nos sintamos indefensos. Pero al miedo se le vence con conocimientos, preparación y ensayo. Eso es “tener tablas” y se puede aprender. Conforme sepamos qué es lo que queremos decir, conozcamos a las personas que tenemos en frente, sepamos estructurar nuestra presentación con sentido, utilicemos argumentos potentes y dominemos nuestro cuerpo, iremos perdiendo ese miedo y llegará un día en el que no solo no nos dará miedo hablar en público, sino que llegaremos a disfrutar con ello.